يرحب الاجتماع السنوي للمنتدى الاقتصادي العالمي، والذي يشار إليه عادة باسم دافوس، بأكثر من 3000 من قادة العالم من رجال الأعمال والسياسة والمجتمع المدني كل شهر يناير في المدينة السويسرية التي تحمل الاسم نفسه. ويجتمعون لمعالجة القضايا الملحة مثل تغير المناخ والتحديات الاقتصادية والجيوسياسية. بدأ منتدى دافوس، الذي يبدأ يوم الاثنين ويستمر حتى يوم الجمعة، في عام 1971 على يد رجل الاقتصاد الألماني كلاوس شواب، الذي أطلق عليه في البداية اسم “ندوة الإدارة الأوروبية”.
ويساعد سيفيرين بودولاك، رئيس إدارة الفعاليات والعمليات في المنتدى الاقتصادي العالمي منذ عام 2021، في تصميم الحدث وإدارته وضمان نجاحه الشامل. قبل توليه هذا المنصب، شغل السيد بودولاك منصبًا مشابهًا في مجموعة Swiss Re Group، وهي شركة إعادة تأمين مقرها في زيوريخ. يتمتع بخبرة تزيد عن 20 عامًا في مجال الفعاليات والضيافة.
وقال: “أنا مسؤول عن التفاصيل الجوهرية للاجتماع والشخص الذي يتأكد من أن التكنولوجيا تعمل، وأن الغرف دافئة بما فيه الكفاية وأن الجميع يحصلون على تغذية جيدة”. كما يقع توقيت الجلسات وأماكن إقامة الحضور والنقل من وإلى دافوس ضمن اختصاصات السيد بودولاك.
وقال إنه انجذب إلى هذا المنصب لأنه كان لديه شغف “بتنسيق الأحداث المؤثرة التي تدفع التغيير العالمي”.
وقال السيد بودولاك: “إن مهمة المنتدى المتمثلة في تحسين حالة العالم من خلال التعاون بين أصحاب المصلحة المتعددين تتوافق بعمق مع قيمي المهنية”.
ينعقد دافوس، وهو أكبر اجتماع للمنتدى، في ثلاثة أماكن: مركز المؤتمرات؛ قرية كوربارك، شاليه خشبي مؤقت تبلغ مساحته حوالي 65 ألف قدم مربع تم افتتاحه لأول مرة في عام 2024؛ وملعب دافوس الجليدي، حيث تُلعب الهوكي. وتعرف هذه المناطق مجتمعة باسم المنطقة الآمنة وتقع على مسافة خمس دقائق سيرًا على الأقدام من بعضها البعض.
وقال السيد بودولاك إن الاجتماع شمل أكثر من 500 جلسة على مدار خمسة أيام، من الساعة 8:30 صباحًا إلى الساعة 9 مساءً. وتشمل الجلسات حلقات نقاش حول القضايا العالمية مثل الاستدامة والذكاء الاصطناعي وحالة الديمقراطية في جميع أنحاء العالم، ومجموعات صغيرة وممثلين مدعوين فقط. مناقشات حل المشكلات.
وقال: “كل جلسة، سواء كانت وجبة إفطار أو عشاء أو خطاب لمجموعة كبيرة، لها هدف”. “لا شيء ننظمه هو من أجل التواصل فقط، على الرغم من أن ذلك يحدث في نهاية المطاف.” وأشار إلى أن المنظمات والأفراد الذين حضروا الاجتماع خططوا للحفلات والمناسبات الاجتماعية الأخرى، وليس المنتدى الاقتصادي العالمي.
التخطيط للتجمع هو مسعى يستمر لمدة عام لفريق فعاليات داخلي مكون من 15 فردًا. قال يوميا.
تم إجراء المقابلة التالية عبر الفيديو وتم تحريرها وتكثيفها.
هل يمكنك توضيح المزيد عما يفعله فريقك في دافوس؟
تتمثل المسؤولية الرئيسية لفريق الفعاليات في تطوير المفهوم العام للحدث والتنسيق بين المساهمين المختلفين، بما في ذلك المقاولون الداخليون والخارجيون. نحن نخطط للحدث، ونتفاوض بشأن العقود مع الموردين، ونضمن الالتزام بالميزانية، وندير العلاقات مع مختلف أصحاب المصلحة.
يتولى فريقنا مسؤولية البنية التحتية الكاملة والقوى العاملة لهذا الحدث، والتعاقد على أماكن الإقامة وتوفير الخدمات اللوجستية الشاملة للمشاركين والموظفين، بما في ذلك النقل. نقوم أيضًا بإنشاء مفهوم الأطعمة والمشروبات، وإدارة الشحن ونقل المواد، والتعامل مع الخدمات اللوجستية للجلسة. وهذا يعني التأكد من تجهيز كل غرفة جلسة وإعدادها وفقًا لمتطلبات الجلسة التالية. يتضمن ذلك أيضًا إدارة الجوانب التكنولوجية مثل الإعدادات الصوتية والمرئية.
بعد انتهاء الحدث، تقع على عاتقنا مسؤولية التأكد من جمع التعليقات ذات الصلة ودمج النتائج في مفهوم حدث العام المقبل.
ما هي المعايير التي تستخدمونها لتغيير كيفية تنظيم دافوس كل عام؟
تجربة الحضور، بطبيعة الحال، أمر بالغ الأهمية. لدينا موظفون على الأرض يقومون بجمع التعليقات من الحاضرين على الفور وإجراء التغييرات للعام التالي وفقًا لذلك. في السنوات القليلة الماضية، أخبرنا المشاركون أنهم يريدون أماكن في أماكننا لعقد اجتماعات غير رسمية بين الجلسات. واستجابة لذلك، لدينا هذا العام صالات بها طاولات بأحجام مختلفة وأرائك ومحطات للطعام والشراب حيث يمكن للناس الالتقاء.
كيف يمكنك ضمان الأمن عبر الأحداث والمواقع المتعددة؟
ويوجد حوالي 5000 رجل أمن في الموقع خلال دافوس، بما في ذلك الجيش السويسري والشرطة وموظفو شركات الأمن الخاصة. بعض الضباط يرتدون الزي الرسمي والبعض الآخر لا يرتديه، ولكن الأمن مرئي، وهناك نقاط تفتيش متعددة في جميع أنحاء المكان.
كيف يمكنك تصميم جدول الأعمال لتوفير تخصيص وقت متوازن؟
نحاول التأكد من أن كل جلسة تتناول موضوعًا ذا صلة وتتمتع بالتوازن والتنوع. تتراوح مدة الجلسات من 45 دقيقة إلى ساعة تقريبًا وتتضمن مزيجًا من الأشخاص من مختلف البلدان والأجناس والصناعات.
كيف تتأكد من أن الأحداث تبدأ وتنتهي في الموعد المحدد؟
التأخر ليس خيارًا متاحًا لأننا نقوم بالبث المباشر لأكثر من 50 بالمائة من الجلسات. نبدأها في الوقت المحدد حتى لو لم تكن الغرفة ممتلئة أو كان الأشخاص ما زالوا يدخلون. في بعض الأحيان، يتم تجاوزهم، لكن المشرفين يتعاملون مع هذا الأمر، ولدينا ما لا يقل عن 45 دقيقة بين الجلسات لتنظيف الغرفة والإعداد للجلسة التالية حصة.
أين يقيم الحضور، وما هي ترتيبات نقلهم من فنادقهم إلى الفعاليات؟
لدينا عقود مع أكثر من 45 فندقًا في دافوس ومدينة كلوسترز المجاورة. يقوم معظمهم بحجز أماكن الإقامة معنا عند التسجيل. لدينا أربعة خطوط مكوكية تربط الفنادق المختلفة بالأماكن. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن لجميع الحضور الوصول إلى وسائل النقل العام المجانية من وإلى الأماكن.
كيف تتعامل مع أي مشاكل طبية قد تطرأ؟
لدينا مستوصف في مركز المؤتمرات مع وجود أطباء في الموقع طوال اليوم تحسبًا لأي شيء قد يحدث.
لقد قلت أن الاستدامة هي الأولوية عند تنظيم هذا الحدث. هل يمكنك مشاركة المزيد من التفاصيل؟
الاستدامة هي جوهر المنظمة، ولدينا العديد من المبادرات لنكون مسؤولين بيئيًا قدر الإمكان. يتم توفير التدفئة لدينا فقط عن طريق الكريات الخشبية المحلية. نحن لا نستخدم النفط أو الغاز. نحن نستخدم فقط إضاءة LED، وأغلب أسطول النقل لدينا عبارة عن سيارات كهربائية.
وفيما يتعلق بالطعام، فإننا نستخدم تقنية الذكاء الاصطناعي لتحديد الكمية التي لم يتم تناولها وما يمكن إنقاذه. نحن نتبرع بكل ما يمكننا توفيره لجمعية خيرية محلية، 4Reasons، التي تدير مطعمًا مؤقتًا خلال دافوس مفتوحًا لأي شخص. لا توجد تكلفة لتناول الطعام، لكنهم يطلبون التبرع.
ما الذي يبقيك مستيقظا في الليل خلال دافوس؟ ما الذي يقلقك أكثر؟
في دافوس، الأيام طويلة، وعبء العمل يمكن أن يكون ثقيلا. في الليل، عادةً ما أشعر بالإرهاق الشديد لدرجة أنني أنام كالحجر. إن دافوس هو نتيجة عام من التحضير مع فريق يتمتع بكفاءة عالية، وأنا واثق من أننا نملك السيطرة على ما يمكننا إدارته.
ومع ذلك، في حدث معقد مع هذا العدد الكبير من المشاركين والأجزاء المتحركة، ليس من الممكن التنبؤ بكل شيء. ولذلك، فإن جهودي تركز على كيفية التعامل بشكل أفضل مع المواقف التي لا يمكن التنبؤ بها. في النهاية، اهتماماتي الرئيسية تتعلق بالفريق، فالحفاظ على صحتهم وتوازن عملهم خلال الحدث هو أمر في غاية الأهمية.
هل يمكنك مناقشة توقيت دافوس الذي يبدأ يوم تنصيب الرئيس الأمريكي؟
ونحن نعلم أن التنصيب يعني أنه قد يكون هناك بصمة سياسية أصغر من جانب الولايات المتحدة في الاجتماع. هذا العام، لا نعرف ماذا سيحدث لأن المسؤولين الحكوميين لديهم مهلة حتى التاريخ الذي يسبق الحدث للتسجيل. ومع ذلك، لا تزال هناك مجموعة قوية من قادة الأعمال ووسائل الإعلام الأمريكية حاضرة.
(وسومللترجمة)المنتدى الاقتصادي العالمي(ر)دافوس (سويسرا)(ر)العلاقات الدولية
