كونها مديرة تنفيذية في إحدى أقوى الشركات في وول ستريت – وأم لخمسة أطفال – يتطلب الصبر والعزيمة وإدارة الوقت بشكل لا تشوبه شائبة.
بدأت شيخينة باس العمل في شركة “غولدمان ساكس” عندما كان عمرها 22 عاماً فقط، وتقول إن صقل مهاراتها في إدارة الوقت ساعدها على أن تكون أكثر إنتاجية وتجنب الإرهاق مع ترقيتها في مناصب الشركة. وتشغل الشابة البالغة من العمر 39 عاماً الآن منصب رئيسة استراتيجية المواهب في بنك غولدمان ساكس ضمن قسم إدارة رأس المال البشري بالشركة.
قالت لشبكة “CNBC”: “كنت أشعر بالغيرة من جميع كبار المسؤولين التنفيذيين الذين يحضرون الاجتماعات رغم انشغالاتهم الكبيرة في العمل، والآن أشعر بالندم على نفسي عندما كنت أصغر سناً ومن قلة الاجتماعات التي عقدتها في تقويمي”.
كلما طالت فترة عمل باس في بنك غولدمان ساكس، أدركت أنه لا يمكنك تحقيق التوازن بين العمل والحياة إلا إذا كنت منظماً واستباقياً بشأن كيفية وضع الحدود.
وأضافت: “عليك أن تأخذ وقتاً لإعادة شحن طاقتك والقيام بالأشياء التي تجلب لك السعادة”. “كانت هناك أوقات لم أقم فيها بإنشاء تلك المساحة، وقد يكون الأمر مرهقاً للغاية – ولكن وضع تلك الحدود هو المكان الذي سترى فيه نفسك متفوقاً”.
وهناك حيلة على وجه الخصوص لإدارة الوقت، وتقسم “باس” أنها ساعدتها على الحفاظ على توازن قوي بين العمل والحياة وهي “تحديد الوقت”.
كيف يعمل التوقيت الزمني؟
الأسلوب بسيط: امنح كل مهمة في قائمة المهام الخاصة بك مقداراً مخصصاً من الوقت، وقم بجدولتها في التقويم الخاص بك، وامنع أي تشتيت أثناء العمل. استمر في العمل حتى انتهاء الوقت المخصص، ثم قم بتقييم التقدم الذي أحرزته وانتقل إلى العنصر التالي في قائمة المهام الخاصة بك.
وفي بداية كل أسبوع، تنظم “باس” جدولها الزمني في مجموعات مختلفة للاجتماعات، والعمل العميق، والاستراحات، حتى لو كانت مدتها 15 دقيقة فقط من أجل “أخذ قسط من الراحة والذهاب في نزهة على الأقدام”.
وتوصي بجدولة العمل العميق في الأوقات التي يكون لديك فيها أعلى مستويات التركيز والطاقة. وبالنسبة لـ “باس”، يعني ذلك تخصيص ساعة أو ساعتين، عادة ما بين الساعة 8 و10 صباحاً، للرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو تطوير استراتيجية للتعامل مع مشروع متطلب أو كتابة نقاط حوار لاجتماعات كبار العملاء. وقالت: “عندما يكون ذهني منتعشاً وقد بدأت القهوة للتو، فهذا هو وقت البدء في هذه المهمة”.
فوائد تحديد الوقت
لا تأخذ قوائم المهام في الاعتبار غالباً الوقت الذي يجب إكمال المهام فيه. من ناحية أخرى، يمنحك تحديد الوقت خطة واضحة لكيفية قضاء يومك، لذلك من غير المرجح أن تنحرف عن مسارك وتشعر بالإرهاق من قائمة المهام الخاصة بك، وفقاً لـ “باس”.
وفي تحليل لـ 100 اختراق للإنتاجية، تم تصنيف “Timeboxing” أو “القوالب الزمنية” أو تحديد الوقت، على أنه الأكثر فعالية، وفقاً لشركة التكنولوجيا “Filtered”.
والقادة مثل السيدة الأولى السابقة ميشيل أوباما، ومؤسس مجموعة فيرجن ريتشارد برانسون، يستخدمون جميعاً نسخاً من نظام تحديد الوقت لتحقيق التوازن بين أولويات العمل والأسرة.
وقالت باس: “أسلوب تحديد الوقت ساعدني على توفير ساعات في يوم عملي، وإيجاد المزيد من الوقت لأكون حاضرة في اللحظات المهمة لعائلتي، سواء كان ذلك وقت العشاء أو أداء مدرسي في فترة ما بعد الظهر”. “إن توفير مساحة لنفسك للتركيز وإعادة الشحن أمر مهم ليس فقط لحياتك المهنية، ولكن أيضاً لراحة بالك”.
