يشرح الرئيس التنفيذي لشركة Dropbox سبب اعتماد الشركة لثقافة الاجتماع “المذكرة أولاً” لجيف بيزوس من أمازون
- لقد أخذ Dropbox صفحة من كتاب أمازون عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات.
- تستخدم الشركة المذكرات في الاجتماعات، والتي تبدأ بقراءة الحضور لها وترك تعليقاتهم عليها.
- من المعروف أن جيف بيزوس، رئيس شركة أمازون، حظر استخدام برنامج PowerPoint في اجتماعات المديرين التنفيذيين، وبدلاً من ذلك طلب مذكرات من 6 صفحات.
وصلت قواعد جيف بيزوس للاجتماعات في أمازون إلى Dropbox.
قال درو هيوستن، الرئيس التنفيذي لشركة Dropbox، إن شركته تبنت ثقافة الاجتماع “المذكرة أولاً”. وأوضح سبب تفضيل Dropbox للمذكرات على عروض الشرائح:
“لقد كنا جميعًا في تلك الاجتماعات التي يقدم فيها شخص ما عرضًا، وقد قرأت الشريحة بالفعل، ولكن عليك الانتظار حتى يتابع الشخص لفظيًا، أو يقاطع شخص ما ويطرح سؤالاً، ولكن تتم الإجابة على السؤال بعد بضع شرائح “، قال في حلقة من برنامج The Logan Bartlett Show الذي صدر يوم الجمعة. “وبطريقة أو بأخرى، فإن شكل العرض التقديمي يحد من عدد الأشخاص الذين يمكنك تواجدهم في الغرفة لإجراء محادثة فعالة.”
ومضى هيوستن ليقول إن الاجتماعات التي تتمحور حول عروض PowerPoint التقديمية يمكن أن تركز على تقديم عرض الشرائح أكثر من محتواه.
وقال: “إن مدى إلزامك بالعرض التقديمي لا يتعلق بمزايا حججهم بقدر ما يتعلق بمهاراتهم في العرض والتفكير على أقدامهم، لذلك هناك القليل من التشويه أو التحيز الذي يأتي بهذه الطريقة”. “وبالعكس، تعمل الروايات بشكل جيد حقًا لأنها تحتوي على معدل بت أعلى بكثير، لذلك يستطيع معظم الناس القراءة بشكل أسرع بكثير مما يمكنهم سماعه.”
ويقال إن نفور مؤسس أمازون بيزوس من النقاط وعروض PowerPoint يعود إلى عام 2004، عندما منعهم من حضور اجتماعات القيادة العليا. وبدلاً من ذلك، يطلب مذكرة مكونة من 6 صفحات “منظمة سردية”، ويبدأ الاجتماع بقراءة الحاضرين لها بصمت.
قال بيزوس إنه يحب “الوثيقة الواضحة والاجتماعات الفوضوية” وأنه يفضل المذكرات لأن الناس يمكن أن يفلتوا من “إخفاء الكثير من التفكير غير المتقن في نقاط نقطية”.
في Dropbox، يبدأون الاجتماعات بقراءة الوثيقة لمدة تتراوح بين 10 إلى 20 دقيقة تقريبًا، ويترك الحاضرون تعليقات مضمّنة في Dropbox Paper، كما قال هيوستن، مشيرًا إلى أنهم وضعوا نموذجًا في نهاية القراءة المسبقة حيث يضع الحاضرون تعليقاتهم. ردود الفعل الشاملة والتقييم.
بدلاً من السياق الغامض والمفكك، “فجأة أصبح لدى الجميع نفس النوع من العرض عالي الدقة بدقة 4K لما نتحدث عنه، وما هي الخطة، وأنت تعلم أن كل شخص لديه هذا النوع من قاعدة الحقائق. ومن الفعال للغاية تنزيل ذلك وقال: “يمكن أن يكون لديك ما يصل إلى 15 أو 20 شخصًا في الغرفة وتظل فعالة”. “في تلك الـ 10 أو 20 دقيقة، يمكنك الحصول على تنزيل بدقة أعلى بكثير لجميع الموجودين في الغرفة مما يمكنك الحصول عليه خلال ساعة من مجرد التحدث عن الأمر ومقاطعة بعضكما البعض.”
واعترفت هيوستن بأن هذه الطريقة يمكن أن تثير تحديات، بما في ذلك كونها “تستهلك الكثير من الوقت للكاتب”.
وعلق قائلا: “الأمر صعب للغاية بالنسبة للكاتب، وأسهل بالنسبة للقارئ، ولكن هذه مقايضة جيدة بشكل عام، خاصة في شركة أكبر، لأن عدد القراء أكبر بكثير من عدد الكتاب”. في كثير من الأحيان، “يكون من الأفضل بكثير إعطاء الناس مصدر الحقيقة بدلاً من بثها لفظيًا عبر الهاتف مرارًا وتكرارًا.”
وقال هيوستن إن هناك مشكلة أخرى محتملة، وهي أن الناس “يمكن أن ينسوا نوعًا ما أن الهدف من السرد هو المساعدة في إنجاز العمل، وليس الهدف هو كتابة السرد نفسه”.
وقال: “إذا كان الناس يعقدون اجتماعاً مسبقاً قبل الاجتماع وكان هناك الكثير من البيروقراطية حول الوثيقة، فمن الممكن أن تخسر الحبكة بهذه الطريقة”.
