- يمكن للعمال أن يكافحوا مع الجداول الزمنية المزدحمة. التقويمات الكاملة يمكن أن تضر بالإنتاجية والرفاهية.
- يمكن اعتبار التقويمات المزدحمة بمثابة رمز للحالة، ولكنها يمكن أن تؤدي إلى الإرهاق، كما قال أحد المدربين التنفيذيين لـ BI.
- يقترح الخبراء إعطاء الأولوية للعمل العميق والتشكيك في ضرورة تلبية الاحتياجات لتحسين الكفاءة.
ليس من غير المألوف أن يسمع براندون دوك من المديرين التنفيذيين أنهم مشغولون جدًا بحيث لا يمكنهم مقابلتهم.
Dock هو المدير الإداري في شركة التوظيف TGC Search. في بعض الأحيان، كما قال لموقع Business Insider، يلعب مديرو التوظيف بورقة “الانشغال” عندما يريد مناقشة ما يريدون رؤيته في المرشح المثالي للوظيفة.
قال دوك إنه من المفهوم أن المديرين الذين لديهم أدوار يجب شغلها لن يكون لديهم الوقت الكافي – لأنهم يفتقرون إلى الموظفين، وهو أمر يمكنه المساعدة فيه.
قال دوك: “لذا، إما أن تكون مشغولاً كل يوم خلال الأسابيع الخمسة المقبلة، كما تزعم، أو قد تستغرق نصف ساعة”. “دعونا نعطي الأولوية لهذا.”
ليس Dock وعملائه وحدهم في مواجهة التقويمات ذات الألوان المتتالية أكثر من أنماط اختبار التلفزيون. ومع ذلك، فإن هذا الحجز يمكن أن يمثل مشكلة بالنسبة لإنتاجية الأشخاص ورفاهيتهم، كما قال خبراء في مكان العمل لـ BI.
والخبر السار هو أن هناك طرقًا للحد من الأزمة وأن يتراجع القادة عن الثقافة التي توحي بأن التقويمات المزدحمة هي أمر فاضل.
الانشغال كعلامة على القيمة
صرح جويب لوسينك، رئيس قسم النمو في شركة AddEvent، التي تعمل على تطوير برامج لإدارة الأحداث والتقويمات، لموقع BI أنه في بعض المؤسسات، يتم تفسير الجدول الزمني الكامل على أنه يعني أن العامل له قيمة – حتى لو لم يتم قضاء الوقت بأفضل طريقة .
وقال ليوسينك: “إذا كان لديك تقويم مزدحم للغاية، فإن بعض الموظفين يستخدمون هذا كرمز للمكانة”. “لقد أصبح الأمر أشبه بالتفاخر المتواضع.”
هناك مؤشرات أخرى (مثل الانشغال الشديد لدرجة عدم القدرة على تناول الغداء) قد يستخدمها بعض الأشخاص للإشارة إلى أهمية قائمة المهام الخاصة بهم.
قالت كيت ووكر، مستشارة الموارد البشرية والمدربة التنفيذية في سان فرانسيسكو، لـ BI أن بعض الموظفين قد يشعرون بالضغط للحفاظ على تقويماتهم محجوزة حتى لا يتساءل رؤسائهم عما يفعلونه طوال اليوم.
قال ووكر: “التقويمات الكاملة يمكن أن تبدو مثيرة نوعًا ما”. ومع ذلك، قالت إن هذا النهج يخاطر بجعل حضور العمال في الاجتماعات أكثر قيمة من العمل الذي ينجزونه.
قالت ووكر إنها عملت مع المديرين التنفيذيين الذين عانوا من إجهاد عقلي وعاطفي وجسدي بسبب كثرة الحجوزات.
قال ووكر: “لديّ بعض العملاء الذين يعانون بالفعل من بعض الإرهاق الشديد في الوقت الحالي، بناءً على تقويماتهم”.
وقالت إن جدول الاجتماعات القاسي يمكن أن يترك القليل من الوقت للعصف الذهني والإبداع والتفكير والابتكار.
الاجتماعات يمكن أن تقف في طريق الأهداف
قال إيثان كروس، عالم النفس وعالم الأعصاب ومدير مختبر الانفعالات والتحكم في الذات بجامعة ميشيغان، لموقع BI إنه إذا كان تركيز الموظفين مستهلكًا من خلال “الرد على رسائل البريد الإلكتروني وموازنة التقويمات”، فهذا هو الاهتمام الذي قد يتم توجيهه نحوه. تحقيق أهداف أكثر أهمية.
قال كروس، وهو أيضًا مؤلف الكتاب الذي سيصدر قريبًا، إن السيطرة على جدولنا الزمني – وعدم تسليم أنفسنا إلى صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بنا أثناء تواجدنا فيه – يمكن أن يساعدنا في جعلنا أكثر كفاءة و”يسمح لنا بمتابعة وظائفنا بسعادة أكبر”. “التحول” حول إدارة العواطف.
قال كروس: “لم يقم معظم الأشخاص بالتسجيل في وظائف للعمل على التقويم والبريد الإلكتروني لمدة ثلاث إلى أربع ساعات يوميًا”.
وقال كروس إن بعض المنظمات تمكنت من إعطاء الأولوية “للعمل العميق” في خدمة إنجاز الأشياء المهمة من خلال تحديد طرق لمساعدة العمال على استعادة أنفسهم حتى يعودوا إلى العمل منتعشين.
قال كروس إنه كقائد، فإنه يفضل أن يعمل أحد أعضاء فريقه “ثماني ساعات مذهلة” بدلاً من 12 ساعة مع انتباه مشتت.
وقال إنه يجب على العمال أن يفكروا بانتظام في كيفية تحقيق أقصى قدر من الكفاءة مع اهتمامهم ووقتهم المحدودين.
وقال إن جزءًا من القيام بذلك هو دراسة كيفية بناء أنظمة تسمح بذلك. بالنسبة للبعض، قد يعني ذلك أتمتة التقويمات قدر الإمكان.
هل أحتاج أن أكون هنا؟
قد يكون بعض التعب في الاجتماعات إرثًا من الوباء. أثناء عمليات الإغلاق، قام العديد من الرؤساء، سواء من ذوي النوايا الحسنة أو المتشككين، بإضافة المزيد من الاجتماعات إلى التقويمات من أجل “تسجيل الوصول”.
وقال ووكر، المدرب التنفيذي، إنه في حين تشير بعض الدراسات الاستقصائية إلى أن مقدار الوقت الذي تستغرقه الاجتماعات قد بدأ في التراجع، إلا أنه لا يزال هناك أكثر مما قد يرغب فيه العديد من الموظفين.
وتوصي بأن يفكر العمال في السؤال عما إذا كان حضورهم في الاجتماع ضروريًا، حتى لو لم يدرج منظم الاجتماع حضورهم على أنه اختياري. ومع ذلك، فإن القيام بذلك قد يكون أكثر صعوبة بالنسبة للموظفين المبتدئين، كما يقول ووكر، الذين قد يشعرون بالقلق من أن الأمر سيبدو سيئًا.
وقالت إنه بالإضافة إلى السؤال عما إذا كان الحضور ضروريًا، فمن المقبول في كثير من الأحيان طلب ملاحظات من الاجتماع. وهذا يشير إلى أن الناس ما زالوا مهتمين بما تمت مناقشته.
وقال ووكر إنه بالنسبة لأولئك الذين يديرون الاجتماعات، فإن وجود جدول أعمال محدد جيدًا يمكن أن يمنع شيئًا كان ينبغي أن يستغرق 30 دقيقة من التوسع. وقالت إنه من المفيد أيضًا طرح السؤال القديم حول ما إذا كان الاجتماع يمكن أن يكون بدلاً من ذلك عبر البريد الإلكتروني.
بالطبع، إحدى طرق مكافحة النار بالنار هي أن يخصص العمال وقتًا في تقويمهم للتركيز وأخذ فترات راحة. غالبًا ما توصي ووكر عملائها بهذا.
وتقترح أيضًا أن يقوم العمال، ورؤسائهم، إذا لزم الأمر، بمراجعة اجتماعاتهم بشكل دوري لتحديد ما قد لا يكون ضروريًا. وتشمل الأساليب الأخرى قصر الاجتماعات على أيام معينة.
قال كروس، عالم النفس وعالم الأعصاب، إن بعض أنجح الأشخاص الذين يعرفهم هم “حكيمون للغاية” في تقسيم الوقت في تقويماتهم. وقال إن البعض يخصصون وقتًا لكل شيء بدءًا من العمل المركّز وحتى ممارسة الرياضة.
قال كروس: “إنهم يضعون حواجز الحماية هناك”.
